Bycie pracodawcą wiąże się z pewnymi obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczenia społecznego. Od kwietnia 2014 r. HMRC wykorzystuje Real Time Information dostarczane przez pracodawców w celach podatkowych. Ma to za zadanie usprawnienie systemu zarówno dla urzędu, jak i dla pracodawcy. Dzięki temu systemowi nie musisz już uzupełniać formularzy: P14, P35, P45 oraz P46.
Czym jest Real Time Information?
W przeszłości HMRC wymagało od Ciebie, jako pracodawcy, przekazywania im informacji na temat listy płac, podatku i National Insurance co miesiąc, a następnie zgłaszania tych danych po zakończeniu każdego roku podatkowego na formularzach.
6 kwietnia 2013 r. HMRC wprowadził nowy system raportowania w czasie rzeczywistym dla pracodawców. Często nazywany jest systemem RTI (Real Time Information).
Oznacza to, że teraz musisz przesyłać szczegóły wynagrodzenia do HMRC w dniu lub przed terminem zapłaty swoim pracownikom. Informacje te muszą być zwykle przesyłane do HMRC drogą elektroniczną w ramach rutynowej procedury płacowej.
Czego dotyczy raportowanie w czasie rzeczywistym?
Zgłoszeniu podlegają:
- wynagrodzenie pracowników;
- podatki;
- ulgi podatkowe;
- wynagrodzenie pracowników przebywających na urlopie, jeśli Twoja firma w czasie COVID-19 otrzymała dotację z HMRC w ramach Coronavirus Job Retention Scheme.
Jeśli natomiast wszyscy pracownicy otrzymują tygodniowo poniżej 123 GBP oraz nie są zatrudnieni w innym miejscu, to Twoja firma jest zwolniona z rejestracji w programie.
Sposoby złożenia Real Time Information
Wszyscy pracodawcy są zobowiązani do posiadania połączenia internetowego i oprogramowania obsługującego RTI, aby złożyć wniosek PAYE online.
Firmy zatrudniające mniej niż 10 pracowników mogą korzystać z bezpłatnego oprogramowania HMRC.
Istnieją dwie formy przesłania raportu: full payment submission (FPS) oraz employer payment summary (EPS).
FPS należy wysłać do HMRC w dniu lub przed datą płatności na rzecz pracownika. Urząd wtedy rejestruje dane dotyczące podatków, ubezpieczenia społecznego i wynagrodzeń od początku roku.
EPS z kolei jest wykorzystywany, gdy musisz odzyskać pewne płatności, np. za zasiłek chorobowy oraz gdy za dany miesiąc nie będzie żadnego wynagrodzenia.
Cele raportowania PAYE w czasie rzeczywistym
- udostępnienie danych biurom ds. ulg podatkowych w celu oszacowania dochodów na cały rok;
- pomoc w sfinalizowaniu niektórych wniosków o kredyt;
- ułatwienie dla pracodawców dzięki optymalizacji systemu.
Rozbieżność pomiędzy zeznaniem pracodawcy a RTI
Jeśli jako pracodawca zgłosisz inną wartość niż ta wynikająca z raportów, to urząd sprawdzi rozbieżności. HMRC w celu znalezienia przyczyny różnic może wymagać od Ciebie wypełniania formularza w którym przedstawisz szczegółowe informacje.
Możesz odwołać się od decyzji urzędu jeśli uważasz, że ich postanowienie o uldze podatkowej jest błędne.
Nie zapomnij również, że za spóźnione wysłanie raportu możesz zapłacić od 100 do 400GBP (w zależności od ilości pracowników).
Jeśli spóźnisz się o 3 miesiące, to grozi Ci dodatkowa kara w wysokości 5% podatku.
